おはようございます。

 

人事評価システム「明快」事務局の佐藤明日美です。

 

先日、友人の子ども（5歳）と「にらめっこ」をしたのですが

変な顔を作る際、「白目になり、相手の顔を見ない」という

荒技を繰り出されました。

 

（楽しく発想するということを忘れていたことに気づきました）

 

今週も井上先生から人や組織に関する

ノウハウを取材して参りました。

 

今回のテーマは「会議で“意見交換”の質を上げる方法」。

詳しくは本文で・・・！

 

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テーマ：会議で“意見交換”の質を上げる方法

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前回は、ポストイットを使って、全員の感じていることが

出そろった瞬間というのが、「チームとしての智恵」を

生み出すためのスタートラインとなるということをお伝えしました。

今回は、スタートラインに立った後の進め方。

どのようにミーティングを進めていくと、

「チームとしての智恵」を産み出していけるのかお伝えしますね。

 

【自由に『智恵』を出し合えない理由】

 

まず、あなたの会社の会議の雰囲気を思い浮かべてください。

 

「わかりますよ、けど、それは～」

「ここでは、これが一番有効に決まってます」

 

こんな言い回しを使う人はいないでしょうか？

自由に『智恵』を生み出せない大きな理由の一つは、

「自分の意見から一歩も引かずに、討論しようとする人がいること」

 

自説の正しさを説くという事は、時に必要なこともあるでしょう。

けれどこれを会議でやってしまうと、ほとんどの会議は

生産的でなくなってしまうのです。

 

特に、上位者がこれをやってしまうと大変深刻です。

 

もはやチームとしての新たな「智恵」を生み出すことは

期待できないでしょう。

 

では、『智恵』を生み出す会議にしていくためには

どうすればいいのでしょうか？

 

【スタートラインに立った後に見据える目的とは？】

 

この答えは、スタートラインに立った時に

見据えるべき目標を間違わないことです。

 

みなさん、この目標が何だかわかりますか？

 

 

ずばり、それは「円滑な意見交換」です。

 

この「円滑な意見交換」の場は、

いろいろな方向、視点からの見方・考え方を

みんなが理解する場でなくてはいけないのです。

 

他の人の意見を否定したり、意見の違う者どうしで、

議論をしている場では、達成することは

まずできないと思ってください。

 

目指すべきは、わいわいガヤガヤ、あぁでもない、

こうでもないと豊富な意見が交わされる場です。

 

このわいわいガヤガヤが十分になされるかどうかが

議題の解決策のレベルを決めるカギとなります。

 

こんな「意見交換」の質を

どのように維持すればいいのでしょうか？

 

【会議の場を守るためのルールを作る】

 

答えは、とてもシンプルです。

 

「会議の場を守るためのルールを作ること」です。

そこで、私が提案したいのは、この３つのルールです。

 

・参加者は全員必ず、自分の意見を言う

・参加者は、他の人の意見を絶対否定しない

・意見は、ポストイット、ホワイトボードなど、見える形で呈示する

 

なぜ、この３つなのか？

 

まず、自分の意見を全員が言っていくことは、

会議に参加する際、当事者としての責任感が伴います。

普段の自分の「気づき」を携えて、

会議に参加しようという意識になります。

 

そして、他の人の意見を否定しないという事は、

否定される不安をなくし、委縮する参加者を減らせますし、

それぞれの思考に限界を設けなくなります。

 

3つ目の「全ての意見を見える形で提示すること」は、

場の透明性が担保される必要があるからです。

 

この3つに言えることは、自分の気づきや意見が

周囲に受け入れられるという希望や安心感が

やはり参加者にとって大事なものだということです。

 

誰でも、自分の意見は受け入れられないだろう、

否定されるに違いないと思っていたら、

自分の「気づき」を人に伝えようなんて思いませんよね。

 

あとは席の座り方も心理的な威圧感を減らします。

たとえば、ホワイトボードを中心に、半円に座るという方法も

ぜひ、試していただきたいものです。

【場を守ってから、「議論」に進む】

 

この「意見交換」が終わると、

自然と、議題を解決するためのアイデアが出そろっているはずです。

 

たとえば「お客さんのクレームをなくすために」

という議題であれば、「受付窓口を増やしたらどうか？」、

「購入動機をアンケートで聞いてみたらどうか？」などの

アイデアが出てきているでしょう。

 

では、こういったアイデアの中から、よりよい解決策に

たどり着くには、どうしたらいいのでしょうか？

 

次回は、解決策を決定する「ディスカッション（議論）」について

大事な2つのポイントをお伝えしますね。

 

ではまた来週お会いしましょう。

 

井上　健一郎

 

 

■編集後記━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■■■

 

編集担当の佐藤です。

 

私は元来というと言い過ぎですが、

会議がとても嫌いでした。

 

会議で抱くイメージと言えば、上司怖い、否定されそう。

こんな経験のない私が発言するのはおこがましいのでは？

 

今思うと、ただの当事者意識の欠如です。

会議の持つ議題のさらに上にある意義について

考えも及ばなかったからです。

 

ただ、今は、楽しい。それはなぜか考えてみました。

 

「とりあえず、言ってごらんよ」というあたたかい雰囲気が

あるから。（これは井上さんのいう安心感ですよね）

 

自分の言ったことで、何かが変わる瞬間を経験できたから。

 

そうやって自分も少しずつ変化していってるのだなと

振り返りつつ、改めて思いました。

 

また次回のメルマガでよろしくお願いいたします！

 

佐藤明日美

 

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