おはようございます。

 

人事評価システム「明快」事務局の佐藤明日美です。

 

パンプスのヒールを頻繁に直すのですが、

原因は、道路の隙間によくヒールがはまること。

マンホールのちょっとした穴とか、石畳の間とか。

あんなに広いスペースの上を歩いているというのに、

なぜ、はまってしまうのか。

 

（気を付けていると余計にはまるから不思議です）

 

今週も井上先生から人や組織に関する

ノウハウを取材して参りました。

 

今回のテーマは「あるものを使った会議運営術」。

詳しくは本文で・・・！

 

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テーマ：小さな声も拾い上げる会議運営術

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前回、社員や部下の“気づき”を丁寧に拾い上げる仕組みを作ると、

自分自身の“気づき”が倍増して、

“ひらめき”もどんどん増えるというお話をしました。

 

そのためには、何をすればいいのか？

 

一番有効な方法は、「ポストイット」と「ホワイトボード」を

活用した会議の実施とお伝えしましたね。

 

 

このお話をすると、よく質問を受けることがあるので

もう少し、具体的にお話してみようと思います。

 

 

【手順１：社員の経験を書き出してもらう】

 

まず、会議が始まりましたら、全員にポストイットを配ります。

その時々によって、書く量が変わりますから、

ポストイットの大きさはその都度、変えてみてください。

 

例として、議題を「お客様のクレーム」としましょう。

 

手元のポストイットに、参加者がお客様のクレーム電話の

内容やその対応を通して、気づいたことを書いていきます。

（3～5分など時間を区切って一気に書いてもらいます）

 

時間が来たら、ホワイトボードに一人一人読み上げながら

メモを貼っていきます。

 

そうすると似た意見が出てくるので、

そういったポストイットは近いところに集めます。

 

例えば、「電話の対応が悪い」

「点検に来る社員の説明がわかりにくい」は

社員に関する課題ですし、

「製品が使いにくい」「この部品が壊れやすい」

といったことは、製品に関する課題ですよね。

 

【手順２：全員の経験を見渡して、得られた気づきの書き出し】

類似したものは、ある程度ホワイトボード上でグループ化します。

 

それらのグループは、それぞれ○で囲んでみましょう。

 

そうやってグループを作ってみて

改めて、全員で張り出されたものを見渡してみます。

 

そうすると、私の経験上、

それぞれが何かしらの新しい気付きを

得ることが多いのです。

 

その新しい“気づき”を再度、全員がポストイットに書きだします。

 

これは、１巡目の“気づき”と混ぜることはしません。

 

２巡目の新しい”気づき”は、その中で

また類似したものを集め、共通性を整理していきます。

 

ここまでで、２つのポストイットグループができ、

全員の気持ちの中にあったものがひとまず、

表に出たことになります。

 

では、この１巡目と２巡目のポストイットのグループは

何が違うと思いますか？

 

【ポストイットから見えるもの】

 

まず、１巡目のポストイット群というのは、

実際に起こったことや、対処の方法や、原因など、

参加者が当事者としての経験を通じて得たものが

張り出されているはずです。

 

これは、ひとりひとりの中にあるけれども、

ほとんどの場合、共有されていない個々の「智恵」と

言っていいでしょう。

一方、２巡目のポストイット群には、

当事者としてではなく、一歩下がって眺めた客観的な視点の

感想や意見が並んでいるはずです。

 

それはまさにひとりひとりの“気づき”です。

 

では、この２つの群を並列に眺めて見るとどうなると思いますか？

 

さらに俯瞰した大局的な見方や気づきを

全員が持つことになるんですよね。

 

ひとりひとりの気づきを大局できた瞬間というのはつまり、

チーム全員で、新たな「知恵」を生み出そうとするときの

スタートラインに立った瞬間だと私は思っています。

 

ただ、みなさんもお分かりのように

スタートラインに立っただけでは何も生まれません。

 

ここからは、会議やミーティングの進行にかかってきます。

 

では、どのような手順でミーティングを進めていくと

より「チームとしての知恵」を生み出せるのでしょうか？

 

その取り組むべきポイントは？？

 

これについては、また来週お話しますね。

 

皆さんも来週まで、少し考えてみてください。

 

ではまた来週お会いしましょう。

 

井上　健一郎

 

 

■編集後記━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■■■

 

編集担当の佐藤です。

 

先日、とある方に「自分の殻を破りたい」と

言ったお話をしたところ、その方からこう言われました。

 

殻は個性みたいなものだから、破らなくていいんじゃない？

新しい殻を作っていけば？

もしくは白い殻を塗る色を変えてみるとか？とのこと。

 

殻を破ることは、なんか自分を否定しているみたいで

少し、マイナスな響きを含むとのこと。

反面、殻を作るのは、

自分に対する否定や無理矢理な感じがあまりありません。

 

そして、その方の最後のセリフ。

 

「新しい殻を作っても、中身は全部、黄身（君）だから」

 

なるほど！

 

また次回のメルマガでよろしくお願いいたします！

 

佐藤明日美

 

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